Häufig gestellte Fragen zum Thema:
Mitgliederversammlung und Vorstand
Warum ist eine Mitgliederversammlung notwendig?
Zum einen ist dies vereinsrechtlich und durch unsere Satzung vorgeschrieben und zum anderen stärkt eine regelmäßige Zusammenkunft die Gemeinschaft und fördert den gemeinsamen Austausch und das Miteinander. Die Mitglieder erfahren durch den Geschäfts- und Kassenbericht des Ubz-Vorstandes, wie sich die Gartenanlage entwickelt und können dabei deren Zukunft aktiv mitbestimmen.
Wie oft muss eine Mitgliederversammlung stattzufinden?
Mindestens alle 2 Jahre. Nach Möglichkeiten empfehlen wir jedoch, jährlich eine Versammlung durchzuführen.
Wann müssen die Mitglieder eingeladen werden?
Alle Mitglieder des Unterbezirkes (auch Mitglieder von Teilanlagen des Ubz) müssen mindestens 2 Wochen vor der Mitgliederversammlung die Einladung erhalten haben. Sollte diese Ladungsfrist nicht eingehalten werden, wären sämtliche in der Versammlung gefassten Beschlüsse ungültig.
Wie müssen die Mitglieder eingeladen werden?
Einladungen können entweder als Brief, E-Mail, Aushang in den Schaukästen oder über unsere Mitgliederzeitschrift „Eisenbahn-Landwirt“ erfolgen. Für Letzteres muss der Redaktionsschluss (ca. 1 Monat vor Veröffentlichung) beachtet und vorab mit dem Bezirk abgestimmt werden.
Wichtig: Einladen können Sie auch zusätzlich über WhatsApp, aber nicht ausschließlich!
Welche Angaben müssen in der Einladung enthalten sein?
Neben Angaben zum Versammlungsort, Datum und Uhrzeit müssen zwingend die Tagesordnungspunkte angegeben werden. Wenn Beschlüsse in der Versammlung gefasst werden sollen, müssen diese zwingend in der Einladung benannt werden. Fehlt das in der Einladung, wären diese Beschlüsse unwirksam.
Welche Punkte müssen in der Tagesordnung enthalten sein?
Nachfolgenden Tagesordnungspunkten (TOP) müssen in der Tagesordnung enthalten sein:
TOP 1 Eröffnung der Versammlung und Begrüßung durch den Vorsitzenden/Versammlungsleiter
TOP 2 Feststellung der ordnungsgemäßen Einladung und Beschlussfähigkeit (ist gegeben, wenn o. g. Punkte zur Einladung eingehalten wurden)
TOP 3 Geschäftsbericht des Vorsitzenden
TOP 4 Kassenbericht des Kassierers
TOP 5 Bericht Kassenprüfer
TOP 6 Aussprache/Diskussionen zu den Berichten
TOP 7 Entlastung des Vorstandes
TOP 8 Schließung der Versammlung
Je nachdem, ob eine Vorstandswahl oder wichtige Beschlüsse anstehen (z. B. Erhöhung der Arbeitsstunden o. ä.) muss die Tagesordnung um folgende Punkte ergänzt werden:
TOP… Wahl des Vorsitzenden
TOP… Wahl des Kassierers
TOP… Wahl des Schriftführers
TOP… Anträge des Ubz-Vorstandes (muss kurz und prägnant beschrieben werden)
Was passiert, wenn nur wenige Mitglieder an der Versammlung teilnehmen?
Die Anzahl der anwesenden Mitglieder hat keinen Einfluss auf die Beschlussfähigkeit der Mitgliederversammlung, wenn diese ordnungsgemäß einberufen wurde.
Was ist zu beachten, wenn etwas beschlossen werden soll (z. B. Anzahl der Arbeitsstunden)?
Was konkret in der Versammlung beschlossen werden soll (Beschlussgegenstand), muss bereits in der Einladung kurz und prägnant formuliert werden, sodass die Mitglieder wissen, worum es geht und entscheiden können, ob sie an der Versammlung teilnehmen wollen oder nicht. Formulierungsbeispiel: „Antrag auf Erhöhung der jährlichen Arbeitsstunden“. Die konkrete Anzahl der Arbeitsstunden muss bei der Einladung nicht zwingend genannt werden. Der Ubz-Vorstand sollte in der Versammlung einen Vorschlag machen, über den anschließend diskutiert und abgestimmt wird.
Wie viele Stimmen sind notwendig, damit ein Beschluss gültig ist?
Dafür reicht die einfache Mehrheit. Dabei werden nur die abgegebenen Ja- und Nein-Stimmen gezählt. Stimmenenthaltungen werden nur festgestellt. Beispiel: 50 stimmberechtigte Mitglieder sind anwesend. Davon stimmen 20 mit Ja, 19 mit nein und 11 enthalten sich. Der Beschluss wäre angenommen.
Kann jemand beauftragt werden, für ein Mitglied abzustimmen?
Nein! Die Erteilung einer Stimmvollmacht ist nicht zulässig. Nur Vereinsmitglieder dürfen an Abstimmungen teilnehmen.
Was muss in dem Geschäftsbericht enthalten sein?
Durch den Geschäftsbericht sind die Mitglieder über die Entwicklung der Gartenanlage und die Tätigkeit des Ubz-Vorstandes zu informieren, damit die Mitglieder die Vorstandsarbeit sachgerecht bewerten können. Beispiele dafür sind:
-
Welche und wie viele Arbeitseinsätze haben stattgefunden?
-Wie viele Pächterwechsel gab es?
-Welche Termine hat der Vorstand wahrgenommen?
-Was hat der Vorstand unternommen, um freie Parzellen zu verpachten?
-Welche Vorkommnisse gab es? Etc.
Was muss in dem Kassenbericht enthalten sein?
Ein gut strukturierter Kassenbericht ermöglicht den Mitgliedern Einblicke in die Finanzen des Unterbezirkes und trägt zur Vertrauensbildung bei. Der Bericht sollte folgendes enthalten:
-
Auflistung aller Einnahmen (z. B. Beitragsrückläufe des Bezirkes, eingenommene Umlagen etc.)
-Auflistung aller Ausgaben (z. B. Material für Arbeitseinsätze, Büromaterial etc.)
-Erläuterung zur Verwendung der Mittel
-Kontostand zu Beginn und Ende des Berichtszeitraums
Welchen Zeitraum müssen der Geschäftsbericht und der Kassenbericht abdecken?
Beide Berichte müssen den Zeitraum zwischen der letzten und aktuellen Mitgliederversammlung abdecken. Dabei ist es sinnvoll, nur über vergangene und abgeschlossene Geschäftsjahre zu berichten. Angenommen die Mitgliederversammlung findet jährlich im April statt, dann umfassen die Berichte immer nur den Zeitraum von Januar bis Dezember des Vorjahres.
Warum muss über die Entlastung des Vorstandes abgestimmt werden?
Durch diese vereinsrechtlich sehr wichtige Abstimmung bringen die Mitglieder das Vertrauen gegenüber dem Vorstand zum Ausdruck. Die Mitglieder bescheinigen dem Vorstand durch die Entlastung eine ordnungsgemäße Arbeit und verzichten damit auf Schadensersatzansprüche gegenüber dem Vorstand.
Die Entlastung erfolgt dabei aber nur auf Grundlage dessen, was den Mitgliedern bekannt ist. Daher sollte der Geschäfts- und Kassenbericht auch möglichst vollumfänglich vorgetragen werden.
Aus wie vielen Mitgliedern besteht der Ubz-Vorstand?
Der Vorstand besteht aus dem Vorsitzenden, Kassierer und Schriftführer. In Ausnahmefällen kann das Amt des Kassierers und des Schriftführers auch von nur einer Person ausgeübt werden (Personalunion). Zusätzlich können nach Bedarf auch Stellvertreter gewählt werden. Außerdem sollten auch Kassenprüfer gewählt werden, die nicht dem Vorstand angehören.
Wann muss der Unterbezirksvorstand neu gewählt werden?
Die Amtszeit eines Ubz-Vorstandsmitgliedes endet automatisch nach 4 Jahre. Danach muss zwingend neu gewählt werden.
Ab wann beginnt die Amtszeit eines Vorstandsmitgliedes?
Sofort nachdem das Vorstandsmitglied gewählt wurde und die Wahl angenommen hat.
Muss nach der Mitgliederversammlung ein Protokoll geschrieben werden und was muss dort drinstehen?
Es muss immer ein Protokoll bzw. Niederschrift erstellt werden, welches als Kopie an den Bezirksvorstand nach Dresden geschickt werden muss. Dieses muss von dem Unterbezirksvorsitzenden und dem Schriftführer oder dem jeweiligen Vertreter unterschrieben sein.
Das Protokoll muss sich mit der Tagesordnung decken und folgendes beinhalten:
-
Ort und Tag der Versammlung
-Zahl der erschienenen Mitglieder
-Grobe Zusammenfassung des Geschäfts- und Kassenbericht
-Wortlaut der gefassten Beschlüsse mit Abstimmungsergebnis (Ja- und Nein-Stimmen, Enthaltungen)
-Wahlergebnis mit Angabe des Vorstandsamts, Vor- und Nachname der gewählten Person und das Abstimmungsergebnis
Die nachfolgenden Fragen und Antworten beziehen sich auf unsere Gartenanlagen/Unterbezirke (abgekürzt Ubz) gemäß unserer Vereinssatzung (insbesondere auf §§ 11 und 12).
Den kompletten Fragenkatalog können Sie sich auch gern als PDF-Datei hier herunterladen.
©Urheberrecht. Alle Rechte vorbehalten.
Wir benötigen Ihre Zustimmung zum Laden der Übersetzungen
Wir nutzen einen Drittanbieter-Service, um den Inhalt der Website zu übersetzen, der möglicherweise Daten über Ihre Aktivitäten sammelt. Bitte überprüfen Sie die Details in der Datenschutzerklärung und akzeptieren Sie den Dienst, um die Übersetzungen zu sehen.